Gastos deducibles de una casa en renta

¿Qué distingue un gasto de una mejora?

Un gasto devuelve la casa al estado en que ya estaba, y se resta en el periodo en que se paga. Una mejora añade algo que antes no existía, y no se resta de una vez: se deduce como inversión, a razón de un porcentaje al año.

La ley no lo dice con esas palabras, lo dice con dos fracciones separadas. Por un lado admite los gastos de mantenimiento que no impliquen adiciones o mejoras al bien de que se trate; por otro, y en una fracción aparte, las inversiones en construcciones, incluyendo adiciones y mejoras. La frase «que no impliquen adiciones o mejoras» es la bisagra de todo el artículo, y está escrita dentro del renglón del mantenimiento, no fuera.

La consecuencia práctica es de calendario, no de importe. Una inversión en construcción se deduce aplicando 5% anual sobre el monto, de modo que la factura de una obra que cambia la casa sigue produciendo efectos veinte años después del día en que se pagó, mientras que la de una reparación se agota en su mes.

Siete renglones se cierran en su mes y el octavo tarda veinte años. Ésa es toda la diferencia, y explica por qué la pregunta «¿fue un gasto o fue una mejora?» no se contesta cuando se prepara la declaración: se contesta cuando llega el proveedor, porque de la respuesta depende dónde se archiva el papel y durante cuánto tiempo hay que poder encontrarlo.

Conviene además desconfiar del nombre que el proveedor le pone al trabajo. «Mantenimiento del jardín» que termina en un sistema de riego nuevo no es lo que el encabezado anuncia, y una sola factura que mezcla la poda con la instalación obliga a separar después lo que pudo separarse antes, pidiendo dos comprobantes en vez de uno.

¿Qué comprobante convierte un pago en un gasto documentado?

El comprobante fiscal a nombre del propietario, y el medio con que se pagó cuando el importe supera dos mil pesos. La ley pide las dos cosas juntas, y la falta de cualquiera de ellas deja el pago hecho y el gasto sin documentar.

El texto es explícito en un solo renglón: la deducción debe estar amparada con el comprobante fiscal y que los pagos cuya contraprestación exceda de $2,000.00, se efectúen mediante transferencia electrónica de fondos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente, cheque nominativo, tarjeta o monedero electrónico autorizado. El mismo artículo añade otros dos requisitos que suelen darse por supuestos: que la erogación sea estrictamente indispensable para obtener el ingreso, y que esté debidamente registrada en contabilidad.

Pedir el comprobante no es una diligencia opcional del comprador. El Código Fiscal de la Federación pone la obligación del lado de quien recibe: las personas que disfruten de su uso o goce temporal, reciban servicios […] deberán solicitar el comprobante fiscal digital por Internet respectivo. En una casa esto se traduce en una regla de operación sencilla: el jardinero, el técnico de la alberca, el electricista y el vidriero se contratan sabiendo desde el principio que facturan, no se les pregunta después.

Hay dos direcciones que se confunden con facilidad, y vale la pena separarlas. Lo que en México se sigue llamando recibo de arrendamiento es el comprobante que sale de la casa hacia quien paga por usarla; los comprobantes de gasto son los que entran a la casa desde cada proveedor. El primero documenta el ingreso, los segundos documentan lo que se le resta, y sólo el conjunto de los dos describe el mes.

Qué campos lleva cada uno de esos documentos, y por qué en una casa aparece la cuenta predial dentro de la factura, está explicado en la guía sobre qué es una factura CFDI. Que ambos lados existan cada mes, y no sólo el lado del ingreso, es el trabajo ordinario de una oficina de administración y lo que sostiene el estado de cuenta mensual.

¿Qué pasa con el predial y la cuota de mantenimiento?

El predial tiene fracción propia y es deducible por derecho propio, incluso para quien renuncia a enumerar sus gastos. La cuota de condominio no tiene fracción propia: entra o no entra según qué esté pagando, y eso no se lee en el importe sino en el desglose.

El caso del predial es el más nítido de todo el artículo. Quien opta por el camino corto —deducir el 35% de los ingresos […] en substitución de las deducciones a que este artículo se refiere— no pierde el predial: la misma norma añade que quienes ejercen esa opción podrán deducir, además, el monto de las erogaciones por concepto del impuesto predial de dichos inmuebles. Es la única partida a la que la ley concede ese trato, y por eso el recibo del predial se guarda siempre, con independencia de qué se decida después.

La cuota de condominio es el caso opuesto, porque no es un concepto sino una bolsa. Una cuota ordinaria paga vigilancia, jardines, energía de áreas comunes y agua, que son gastos corrientes del edificio; una cuota extraordinaria paga con frecuencia una obra —una azotea nueva, una cisterna, un elevador—, y una obra es precisamente lo que el artículo 115 manda tratar como inversión y no como gasto del mes.

Hay además una condición que en un condominio se pasa por alto con facilidad: los gastos de mantenimiento y el consumo de agua se admiten siempre que no los paguen quienes usen o gocen del inmueble. Quién paga materialmente la cuota, y con qué comprobante, deja de ser un detalle administrativo en el momento en que la casa recibe huéspedes.

De ahí que un estado de cuenta del condominio que sólo dice «cuota del mes» sea, desde el punto de vista documental, un papel incompleto: no permite distinguir la parte corriente de la parte de obra. Cómo se lee la administración de un edificio desde la casa que está dentro de él está en la guía sobre administración de condominios, y qué atiende esta oficina frente al condominio, en servicios y condominio. Cómo se clasifica una cuota concreta en su declaración lo determina quien lleva su contabilidad; lo que aquí se sostiene es que el desglose tiene que existir para que pueda determinarse.

¿Quién conserva los comprobantes, y por cuánto tiempo?

El propietario, y el plazo ordinario es de cinco años. No se cuentan desde el día del pago, sino desde la fecha en que se presentó —o debió presentarse— la declaración relacionada con esos documentos.

La obligación de llevar contabilidad es del contribuyente, y en este capítulo la ley la enumera junto a las demás: llevar contabilidad de conformidad con el Código Fiscal de la Federación y su Reglamento. El plazo lo fija ese mismo Código: la documentación y la contabilidad deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.

El matiz que casi nadie aplica a una casa está en el renglón siguiente, y enlaza con la distinción de la primera sección. Tratándose de documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Una mejora que se deduce a 5% anual produce efectos durante veinte ejercicios: su factura no se guarda cinco años, se guarda hasta cinco años después del último de ellos.

Dicho de otro modo, el archivo de una casa tiene dos velocidades. La carpeta de los gastos corrientes se cierra y envejece; la carpeta de las obras no se cierra mientras la obra siga deduciéndose, y es la que se pierde primero, porque suele ser la más antigua y la que menos se consulta.

Que la casa la administre una oficina no traslada esa custodia, la hace practicable: lo razonable es poder pedir el conjunto completo —los comprobantes emitidos, los recibidos y las constancias de retención— y recibirlo sin que nadie tenga que reconstruirlo. Ése es el sentido del reporte mensual y su estado de cuenta, y qué obligaciones concretas se atienden por el propietario está en cumplimiento.

¿Qué gastos de una casa que recibe huéspedes suelen olvidarse?

Los que no llegan como factura de un proveedor: el agua, las primas de seguro, los sueldos del personal de la casa y las cuotas que la ley obliga a cubrir sobre esos sueldos. Su ausencia en el expediente casi nunca es una decisión, es un descuido de recolección.

Las cuatro están enumeradas en el mismo artículo y con nombre propio: el consumo de agua dentro de la fracción del mantenimiento, los salarios, comisiones y honorarios pagados, así como los impuestos, cuotas o contribuciones que conforme a esta Ley les corresponda cubrir sobre dichos salarios, efectivamente pagados, y el importe de las primas de seguros que amparen los bienes respectivos. A ellas se suman los intereses reales de un préstamo usado para comprar, construir o mejorar el inmueble, que la ley admite siempre y cuando obtenga el comprobante fiscal correspondiente.

En una casa que se abre por temporadas hay dos motivos por los que estas partidas se caen del expediente. El primero es que se pagan por domiciliación o por transferencia y no las trae nadie en la mano: no hay una visita del proveedor que recuerde pedir el comprobante. El segundo es que ocurren en los meses vacíos, cuando la casa no genera ingreso y la atención administrativa baja, aunque el agua, el seguro y el personal sigan corriendo exactamente igual.

Hay también un límite que conviene conocer antes de que lo descubra un tercero. Cuando el contribuyente ocupa parte del inmueble del que deriva el ingreso, o lo cede gratuitamente, no podrá deducir la parte de los gastos, así como tampoco el impuesto predial y los derechos de cooperación de obras públicas que correspondan proporcionalmente a la unidad por él ocupada o de la otorgada gratuitamente, y la proporción se calcula considerando el número de metros cuadrados de construcción de la unidad por él ocupada respecto del total. La regla está escrita en metros cuadrados, no en semanas: una casa que el propietario usa unos días al año y renta el resto no encuentra en este párrafo la respuesta a su caso, y ésa es una determinación de su contador, no de una guía.

La forma práctica de no perder estas partidas es no depender de la memoria: un calendario de lo que se paga aunque no haya nadie en la casa, y un solo lugar donde llegan los comprobantes. Es la lógica del mantenimiento preventivo aplicada al papel, y la razón por la que el plan anual de una casa incluye los meses en que no se abre.

¿Dónde verifica usted lo que se declaró en su nombre?

En la propia plataforma del SAT, que precarga la declaración con los comprobantes emitidos y recibidos a su RFC. Puede hacerlo porque cada comprobante pasa por el SAT antes de existir, no después.

Ese es el punto que explica el resto: el Código Fiscal obliga a remitir al Servicio de Administración Tributaria, antes de su expedición, el comprobante fiscal digital por Internet respectivo, para que la autoridad valide los requisitos, asigne el folio e incorpore su sello digital. Un CFDI no es un documento que se manda al SAT al final del mes: es un documento que el SAT ya vio antes de que usted lo tuviera.

De ahí nace la precarga. El propio SAT anunció una plataforma para personas físicas que tributan en los regímenes de Actividades Empresariales y Profesionales y de Arrendamiento, que llega con los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) emitidos y recibidos de tipo Ingreso (método de pago PUE), Egreso y Pago con opción de modificación, respetando en todo momento el derecho de la autodeterminación de los contribuyentes. Quien busca el visor del SAT de ingresos busca, casi siempre, esa pantalla: la lista de lo que la autoridad ya tiene a su nombre.

Conviene leer esa precarga con una advertencia doble. Lo que aparece ahí no es lo que usted ganó ni lo que gastó: es lo que quedó facturado, y un gasto real sin CFDI no figura en ninguna parte. Y como es modificable, tampoco es una declaración: es un punto de partida que alguien tiene que revisar contra los papeles de la casa.

Falta un documento que la precarga no siempre trae y que casi nadie reclama a tiempo. Cuando quien paga es una persona moral, la ley la obliga a retener el monto que resulte de aplicar la tasa del 10% sobre el monto de los mismos, sin deducción alguna, debiendo proporcionar a los contribuyentes comprobante fiscal en el que conste el monto del impuesto retenido, y ese impuesto se cubre después con el entero mensual de retenciones de ISR de ingresos por arrendamiento que presenta el retenedor. Lo que muchos propietarios buscan como constancia de ingresos y retenciones del SAT es ese comprobante, que no lo emite la autoridad sino quien retuvo, y que conviene pedir el mismo mes.

El cotejo final, en cambio, no se hace contra una pantalla sino contra las líneas de un documento propio. Un estado de cuenta que separa el ingreso bruto, cada deducción y el neto permite comparar renglón por renglón lo que la casa produjo con lo que quedó facturado: es el uso menos vistoso y más útil del reporte mensual, y la razón por la que las cifras se guardan como números y no como texto ya sumado.