Administración de condominios y de propiedades

¿Qué administra un administrador de condominio?

Administra el edificio, no las casas que hay dentro de él. La ley le encarga cuidar y vigilar los bienes del condominio y los servicios comunes, y esa frase traza la frontera entera: la fachada, la escalera, el elevador, la alberca compartida, la caseta, la bomba, el jardín y la azotea son suyos; lo que pasa del otro lado de la puerta de una unidad, no.

La frontera no la inventa la costumbre, la escribe el Código Civil Federal. Cuando un inmueble se divide en departamentos, viviendas, casas o locales de aprovechamiento independiente, cada uno de éstos tendrá un derecho singular y exclusivo de propiedad sobre su departamento, vivienda, casa o local y, además, un derecho de copropiedad sobre los elementos y partes comunes del inmueble, necesarios para su adecuado uso o disfrute. Son dos derechos en la misma escritura, y a cada uno le corresponde una administración diferente.

El trabajo cotidiano de esa oficina es, sobre todo, dinero común. Le toca recaudar de los condóminos o poseedores lo que a cada uno corresponda aportar para los fondos de mantenimiento y administración y el de reserva, pagar con esos fondos lo que el edificio consume, y entregar mensualmente a cada condómino un estado de cuenta del condominio con el visto bueno del Comité de Vigilancia. La administración de departamentos de un edificio residencial es exactamente este oficio, con otro nombre y la misma ley detrás.

Hay una consecuencia que conviene fijar antes de seguir: ese estado de cuenta no habla de su casa. Habla del edificio, en el que su casa aporta un porcentaje. Es el primero de varios documentos que se llaman igual en los dos oficios y no dicen lo mismo.

¿Quién lo nombra, y ante quién responde?

Lo nombra la asamblea de condóminos, y ante ella responde. Entre las facultades de la asamblea está la de nombrar, ratificar y remover libremente al Administrador Condómino, o Administrador Profesional según sea el caso, y en Quintana Roo la ley lo dice con la misma economía: el administrador o administradores del régimen de propiedad en condominio es la persona física o moral que designe la Asamblea.

Ese es el punto que más cambia la relación desde el lado de un propietario: usted no lo contrata, no lo despide y no le da instrucciones. Puede votar en la asamblea que lo nombra, y su voto vale lo que vale su indiviso; pero el administrador trabaja para el conjunto, y cuando el interés de una unidad y el del edificio no coinciden, no es él quien tiene que resolverlo a favor de la unidad.

El cargo tampoco es indefinido. En la Ciudad de México el Administrador durará en su cargo un año, con posibilidad de reelección en los términos que la propia ley fija, y quien administra de manera profesional deberá presentar para su registro contrato celebrado con el Comité de Vigilancia conforme a la Ley aplicable, la garantía o fianza correspondiente, así como la certificación expedida por la Procuraduría.

Quien busca administración de condominios en Ciudad de México encuentra por eso un requisito que otras entidades no piden con la misma forma: ahí el nombramiento como administrador lo otorga la asamblea general de condóminos y tendrá plena validez frente a terceros y todo tipo de autoridades, siempre y cuando acredite su personalidad con el registro de administrador vigente emitido por la Procuraduría. Es una de las razones por las que las dos leyes que esta guía cita no coinciden: el condominio no se regula por una ley federal, sino estado por estado.

La pregunta de cuánto cobrar por administrar un condominio se contesta, entonces, en un lugar preciso y no en un promedio de mercado: la remuneración del Administrador condómino o profesional será establecida por la Asamblea General debiendo constar en el acta de asamblea. La cifra se vota, se asienta y queda consultable para quien esté al corriente de sus cuotas — que es un mecanismo distinto del de cualquier servicio que usted contrate para su casa a título personal.

¿Qué es, entonces, la administración de una propiedad particular?

Es el oficio que se ocupa de una casa concreta y responde ante su dueño. Empieza donde el condominio termina —en la puerta de su unidad— y cubre lo que ningún fondo común paga: el mantenimiento de la casa, los proveedores que entran en ella, sus contratos, sus documentos y el reporte mensual que usted recibe, que es de lo que trata la administración de propiedades.

Los tipos de administración de propiedades que conviven en el mismo mercado se distinguen mejor por quién es el cliente que por la lista de tareas. Un administrador de condominio tiene como cliente a una comunidad y como mandato un edificio. Una oficina de administración de propiedades tiene como cliente a una persona y como mandato una casa. Un conserje de edificio tiene turno, y trabaja bajo el primero. Las tres cosas pueden ocurrir en la misma dirección postal el mismo martes por la mañana sin que ninguna sustituya a las otras.

El malentendido nace de que el buscador las mezcla, y el buscador las mezcla porque las palabras son casi las mismas. Un propietario que escribe administración de propiedades encuentra despachos que llevan edificios; uno que escribe administración de condominios encuentra oficinas que llevan casas. Ninguno de los dos resultados está equivocado: están respondiendo a dos preguntas que la lengua no distingue y la ley sí.

Conviene decir lo que esta oficina no hace, porque decirlo tarde sale caro a las dos partes. GEMA Properties no administra condominios: no lleva asambleas, no recauda cuotas comunes, no responde ante un comité de vigilancia y no se postula para ese cargo. Es un oficio serio y con su propia ley, y no es el nuestro.

¿Puede una casa tener las dos cosas a la vez?

Sí, y en la costa es el caso normal más que la excepción. Una casa dentro de un condominio tiene siempre un administrador que responde ante la asamblea, y puede tener además una oficina que responde ante usted; no compiten, porque no miran el mismo objeto.

Del condominio a su casa llega, en la práctica, una sola cuenta y un solo reglamento. La cuenta es la cuota de mantenimiento, que se paga como se pagan la luz y el agua y se documenta igual — es la parte que cubre el pago de servicios y de la cuota de condominio. El reglamento es lo que decide qué puede hacer usted con su propiedad, y ahí la ley es explícita: los condóminos usarán su unidad en forma ordenada y tranquila y no podrán, en consecuencia, destinarla a usos contrarios a su destino, ni hacerla servir a otros objetos que los contenidos expresamente en su escritura constitutiva.

Para una casa que recibe huéspedes esa frase es la primera puerta, antes que cualquier otra. En Quintana Roo la ley va un paso más allá y alcanza el contrato mismo: en todo contrato de arrendamiento, comodato o cualquier otro instrumento jurídico, sin importar su denominación, mediante el cual se otorgue a un tercero el uso de una Unidad de Propiedad Exclusiva, se deberá incluir la obligación a cargo de éste de cumplir y respetar las disposiciones del Reglamento del Condominio, debiéndose de anexar una copia del mismo, y en todo momento el usuario será solidario de las obligaciones del condómino. Es la razón por la que el reglamento se lee antes de publicar nada, y no después — el resto de lo que la casa necesita para rentarse está en rentas gestionadas.

Hay una segunda consecuencia, y es la que sorprende a quien está lejos. Si un ocupante que no es propietario rompe el reglamento, la ley de Quintana Roo no manda al administrador contra él solamente: si un ocupante no propietario incumple las obligaciones a su cargo o comete violaciones al Reglamento del Condominio, el Administrador formulará demanda contra éste y contra el condómino propietario. Frente al condominio, el interlocutor es usted, no su huésped.

Quien busca administración de condominios en Playa del Carmen o en Cancún encuentra sobre todo despachos que llevan torres enteras, y es coherente: ahí la propiedad excepcional suele ser una unidad dentro de un conjunto, y el conjunto ya tiene quien lo lleve. Lo que ese despacho no hace —y no tiene por qué hacer— es abrir su casa el jueves, recibir al técnico, guardar el comprobante y contárselo a usted el día 5.

¿Qué documentos pertenecen al condominio y cuáles al propietario?

Los del condominio nacen de la asamblea y los guarda el administrador; los de la casa nacen de su propiedad y los guarda usted. La frontera se vuelve práctica el día en que alguien pide un papel y hay que saber a quién pedírselo, que suele ser el día de una venta, de un trámite o de una revisión.

Las dos últimas filas y la tercera se llaman casi igual y no se parecen en nada: uno reparte el gasto de un edificio entre sus unidades, el otro reconstruye el año de una sola casa. Pedir el primero a quien lleva la segunda —o al revés— es la confusión que este artículo existe para evitar.

Un detalle menor y útil: cuando el condominio contrata una administración profesional, esa administración cobra y factura como cualquier otro proveedor. La ley de Quintana Roo lo deja escrito en el contrato mismo, al establecer que el administrador que reciba contraprestaciones por sus servicios de administración, deberá expedir un comprobante que reúna los requisitos previstos por el Código Fiscal de la Federación. Ese comprobante es del condominio, no de su casa, y por eso no aparece en el estado de cuenta de usted.

¿Cuál de las dos necesita usted?

Depende de qué es lo que se queda sin dueño cuando usted no está. Si lo que le preocupa son las áreas comunes, las cuotas del conjunto y las decisiones que se votan en asamblea, eso ya tiene administrador y lo que le corresponde a usted es participar y revisar; si lo que le preocupa es su casa —que se abra, se mantenga, se documente y se le cuente—, eso no lo cubre ninguna cuota común y no lo hace nadie por defecto.

La prueba más rápida es de tres preguntas, y se contestan sin consultar a nadie. Quién abre la puerta de su casa cuando llega un técnico. Quién guarda el comprobante de lo que ese técnico cobró. Quién le manda a usted, cada mes, la cuenta de su propiedad. Si las tres respuestas son el administrador del condominio, hay un malentendido en curso, porque ninguna de las tres está en su encargo.

Hay además un caso en que la pregunta no se plantea: una casa que no está en régimen de condominio no tiene administrador de condominio, y no le hace falta. Una casa aislada con su propio terreno y su propio acceso tiene una sola administración posible, la suya, y todo lo que este artículo separa se junta en un solo escritorio.

Cuando las dos existen, la relación sana entre ellas es de datos, no de jerarquía: el condominio dice qué se puede hacer y cuánto aporta su unidad, y la oficina que lleva su casa lo cumple, lo paga a tiempo y se lo enseña a usted en el mismo renglón que todo lo demás. Eso es lo que hacemos, y sólo eso: la administración de su casa, con el condominio como un dato del expediente y no como un cliente.