Qué es una factura CFDI, y cuál emite una casa

¿Qué es un CFDI y en qué se distingue de un recibo?

Un CFDI es un comprobante emitido como documento digital a través del portal de la autoridad, y un recibo es cualquier papel que acredite un pago. El Código Fiscal de la Federación es explícito en el mecanismo: los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria.

De ahí viene la confusión más común, la de los recibos de arrendamiento en PDF que circulan por correo cada mes. El mismo artículo obliga a entregar al cliente el archivo electrónico del comprobante y, cuando éste la solicite, su representación impresa, la cual únicamente presume la existencia de dicho comprobante fiscal. Dicho de otro modo: el PDF no es la factura, es su fotografía.

La consecuencia práctica para quien tiene una casa en renta es una sola, y conviene decirla sin adorno: lo que hay que conservar y poder entregar es el archivo, no la impresión. Una carpeta llena de PDF impecables y sin los XML que los originan es una carpeta que no prueba nada por sí sola.

¿Qué cambió con la versión 4.0?

Cambiaron, sobre todo, los datos obligatorios de las dos partes. La reforma al Código Fiscal publicada en el Diario Oficial el 12 de noviembre de 2021 añadió al comprobante el régimen fiscal en que tributa quien lo expide y, del lado del receptor, el código postal de su domicilio fiscal, además de la clave del uso fiscal que le dará al comprobante.

Parece un detalle administrativo y no lo es: son los campos que hacen que una factura se rechace hoy y se aceptara ayer. El nombre tiene que coincidir con el registrado, el código postal tiene que ser el del domicilio fiscal —no el de la casa— y el régimen tiene que ser el que el contribuyente tiene efectivamente dado de alta.

Quien busca cfdi facturas 4.0 encuentra sobre todo programas de facturación, y esa es una pregunta distinta de ésta. La descripción campo por campo de una factura de arrendamiento en versión 4.0 del SAT no vive en un programa: vive en la Guía de llenado del Anexo 20, que es el documento que los programas implementan.

¿Qué campos lleva una factura de arrendamiento?

Los mismos de cualquier factura, más dos que sólo aparecen aquí: la cuenta predial del inmueble y una clave de uso coherente con lo que el receptor hará con el comprobante. Todo lo demás —fecha, folio, sello, importe, impuestos— es común a cualquier comprobante.

La clave de régimen del emisor, cuando quien renta es una persona física dentro del régimen de arrendamiento, es la 606, «Arrendamiento», en el catálogo del propio Anexo 20. Y el uso de CFDI para arrendamiento lo elige el receptor, no el emisor: es la clave que declara para qué va a servirle el comprobante, y por eso una clave equivocada es un problema del receptor que se corrige reexpidiendo.

Hay un caso que aparece seguido en una casa de playa y casi nunca se explica: el receptor extranjero. Cuando el comprobante se emite a un residente en el extranjero con el RFC genérico, la guía indica registrar la clave «S01» (Sin efectos fiscales) en el campo de uso, y la clave del país de residencia fiscal del receptor.

Los cuatro campos que conviene revisar antes de sellar, y dónde está escrito cada uno:

¿Por qué aparece la cuenta predial en la factura de una casa?

Porque la ley lo pide para este tipo de ingreso y para ningún otro. La cuenta predial en facturas de arrendamiento tiene fundamento legal en el Código Fiscal: los comprobantes que se expidan por ingresos por arrendamiento deberán contener el número de cuenta predial del inmueble de que se trate o, en su caso, los datos de identificación del certificado de participación inmobiliaria no amortizable.

El sentido es de identificación, no de recaudación. La cuenta predial es el número con el que el inmueble está inscrito en el catastro de su entidad, y puede tener de uno hasta 150 dígitos según la entidad de que se trate: es lo que permite atar un ingreso declarado a una casa concreta, en un país donde una misma persona puede rentar varias.

Para el propietario esto tiene una consecuencia doméstica. El número vive en el recibo del predial, no en la escritura ni en el contrato, y quien administra la casa necesita tenerlo antes de la primera factura, no la semana en que hay que emitirla. Es el dato que con más frecuencia detiene una emisión que por lo demás estaba lista.

¿A nombre de quién sale la factura cuando la casa está en un fideicomiso?

No la emite el propietario, la emite la fiduciaria. La Ley del Impuesto sobre la Renta lo dice para los ingresos por otorgar el uso o goce temporal de inmuebles percibidos a través de un fideicomiso: será la institución fiduciaria quien expida el comprobante fiscal y efectúe la retención.

Es una de esas reglas que cambian una rutina entera sin que nadie la anuncie. Si la casa está en fideicomiso, el calendario mensual del propietario deja de ser «emitir» y pasa a ser «recibir y comprobar»: lo que hay que verificar cada mes es que el comprobante existió, que los datos del inmueble son los correctos y que la retención quedó reflejada.

Qué obligaciones nacen alrededor de esos documentos, y quién las presenta, es materia de la página de cumplimiento y de la administración fiscal ordinaria de la casa, que se explica en impuestos al día. Aquí basta la regla: cuando hay fiduciaria, el papel sale de ella.

¿Qué conviene conservar, y por cuánto tiempo?

Los archivos electrónicos, y cinco años. El Código Fiscal fija que la contabilidad y la documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.

El plazo se cuenta desde la declaración, no desde la factura, y esa diferencia mueve el calendario casi un año en la práctica. Un comprobante de enero se relaciona con declaraciones que se presentan después, de modo que el reloj de los cinco años empieza más tarde de lo que sugiere la fecha impresa en el documento.

Lo que conviene guardar, entonces, no es una carpeta de PDF ordenada por meses: son los archivos electrónicos de cada comprobante emitido y de cada comprobante recibido, junto con la constancia de las retenciones que otros hayan hecho en su nombre. Una casa administrada por un tercero debería poder devolverle ese conjunto completo el día que usted lo pida, sin buscar nada.